1.คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดี
ในการจัดการเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่องค์การ
ตั้งไว้นั้น
ดังที่กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลและสารสนเทศเป็นปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่าง
มากต่อทุกองค์การ ทั้งนี้สารสนเทศที่ดีควรมีลักษณะ ดังต่อไปนี้
1. ความเที่ยงตรง
(Accuracy) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้
โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด
ดังนั้นประสิทธิผลของการตัดสินใจจึงขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือความเที่ยง ตรง
ย่อมส่งผลกระทบทำให้การตัดสินใจมีความผิดพลาดตามไปด้วย
2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness) นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรือความถูกต้องแล้ว
ยังจะต้องมีคุณสมบัติของการที่สามารถนำสารสนเทศมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการ
ใช้ข้อมูล หรือเพื่อการตัดสินใจ ทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่าง ๆ ทางการบริหารทั้งภายในและภายนอกองค์การมีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรวด
เร็ว โดยเฉพาะสารสนเทศด้านการขาย การผลิต ตลอดจนด้านการเงิน
ถ้าผู้บริหารได้รับมาล่าช้า ก็จะส่งผลกระทบต่อ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการตัดสินใจ
หรือการดำเนินงานของผู้บริหารที่จะลดลงตามไปด้วย
3. ความสมบูรณ์ (Completeness) สารสนเทศขององค์การที่ดี
จะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้อง
การมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก
ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน
สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญ
เช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไป
ก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมี
ประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ
แต่ทั้งนี้มิได้หมายความว่าจะต้องรอให้มีสารสนเทศครบถ้วน 100
เปอร์เซ็นต์ก่อนจึงจะทำการตัดสินใจได้ เช่น จะตัดสินใจเกี่ยวกับอัตราการใช้สินค้า
ปริมาณสินค้าคงเหลือ ราคาต่อหน่วย แหล่งผู้ผลิตค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ
ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา ระยะเวลารอคอยของสินค้าแต่ละชนิด
ดังนั้นจะตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารสินค้าคงเหลือให้มีประสิทธิภาพ
ก็จำเป็นที่จะต้องได้รับสารสนเทศในทุกเรื่อง
การขาดไปเพียงบางเรื่องจะส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจอย่างมากเป็นต้น
จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่า ไม่ได้หมายความว่ามีสารสนเทศมากเฉพาะในบางด้าน
ขณะที่สารสนเทศในบางด้านไม่มีหรือมีไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจ
แต่จะต้องได้รับสารสนเทศที่สำคัญครบในทุกด้านที่ทำการตัดสินใจ
4. การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้
(Relevance) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีคุณลักษณะที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ
จะต้องตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้
ดังนั้นในการที่องค์การจะออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์การนั้น
การสอบถามความต้องการของสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญ
อย่างมาก เช่น สนเทศในการบริหารการผลิต การตลาด และการบริหารทรัพยากรมนุษย์
เป็นต้น
5. ตรวจสอบได้ (Verifiability) สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะที่สามารถจะตรวจสอบได้โดยเฉพาะแหล่งที่มา
การจัดรูปแบบการวิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้
ทั้งนี้เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบครอบ การที่ผู้บริหารมองเห็นสารสนเทศ
เรื่องแล้วพบว่าทำไมจึงมีค่าที่ต่ำเกินไป
หรือสูงเกินไป อาจต้องตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศที่ได้มา
ทั้งนี้ก็เพื่อมิให้การติดสินใจเกิดความผิดพลาด
คุณลักษณะดังกล่าวข้างต้น
มีความสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้บริหารงานบุคคลจะต้องพยายามจัดระบบให้มีความ
พร้อมครบถ้วนและพร้อมที่จะใช้งานได้ ปัญหาสำคัญที่องค์การส่วนมากมักจะต้องเผชิญ
คือ การไม่สามารถสนองข้อมูลที่เกี่ยวกับบุคคลให้ทันกับความจำเป็นใช้ในการที่จะ ต้องดำเนินการหรือตัดสินปัญหาบางประการ
ดังเช่น ถ้าหากมีเหตุเฉพาะหน้าที่ต้องการบุคคลที่มี
คุณสมบัติอย่างหนึ่งในการบรรจุเข้าตำแหน่งหนึ่งอย่างรวดเร็วในเวลาอันสั้น
ซึ่งหากผู้จัดเตรียม
ข้อมูลจะต้องใช้เวลาประมวลขึ้นมานานเป็นเดือนก็ย่อมถือได้ว่า ข้อมูลที่สนองให้นั้นช้ากว่าเหตุการณ์
หรือในอีกทางหนึ่ง บางครั้งแม้จะเสนอข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
แต่เป็นข้อมูลที่เป็นรายละเอียดมากเกินไปที่ไม่อาจพิจารณาแยกแยะคุณสมบัติ ที่สำคัญ
หรือข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับบุคคลอย่างเด่นชัด
ก็ย่อมทำให้การใช้ข้อมูลนั้นเป็นไปด้วยความยากลำบาก
นอกจากลักษณะที่ดีของสารสนเทศดังกล่าวข้างต้นแล้ว
ยังมีคุณสมบัติที่แอบแฝงของสารสนเทศอีกบางลักษณะที่สัมพันธ์กับระบบสารสนเทศ
และวิธีการดำเนินงานของระบบ
สารสนเทศ ซึ่งจะมีความสำคัญแตกต่างกันไปตามลักษณะงานเฉพาะอย่าง ซึ่งได้แก่
1. ความละเอียดแม่นยำ
คือ สารสนเทศจะต้องมีความละเอียดแม่นยำในการวัดข้อมูล ให้ความเชื่อถือได้สูง
มีรายละเอียดของข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูลที่ถูกต้อง
2. คุณสมบัติเชิงปริมาณ
คือความสามารถที่จะแสดงออกมาในรูปของตัวเลขได้
และสามารถเปรียบเทียบในเชิงปริมาณได้
3. ความยอมรับได้
คือ ระดับความยอมรับได้ของกลุ่มผู้ใช้สารสนเทศอย่างเดียวกัน
สารสนเทศควรมีลักษณะเดียวกันในกลุ่มผู้ใช้งาน
หรือใกล้เคียงกันโดยสามารถใช้ร่วมกันได้ เช่น
การใช้เครื่องมือเพื่อวัดคุณภาพการผลิตสินค้า
เครื่องมือดังกล่าวจะต้องเป็นที่ยอมรับได้ว่าสามารถวัดค่าของคุณภาพได้อย่าง
ถูกต้อง
4. การใช้ได้ง่าย คือ ความสามารถนำไปใช้งานได้ง่าย
สะดวกและรวดเร็ว ทั้งในส่วนของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน
5. ความไม่ลำเอียง ซึ่งหมายถึง
ไม่เป็นสารสนเทศที่มีจุดประสงค์ที่จะปกปิดข้อเท็จจริงบางอย่าง
ซึ่งทำให้ผู้ใช้เข้าใจผิดไปจากความเป็นจริง หรือแสดงข้อมูลที่ผิดจากความเป็นจริง
6. ชัดเจน
ซึ่งหมายถึง สารสนเทศจะต้องมีความคลุมเครือน้อยที่สุด สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย
http://guru.google.co.th/guru/thread?tid=6ee4d29daaaf0ad2
2.ลักษณะการจัดการสารสนเทศที่ดี
เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาล
เวลา วิธีจัดการฐานข้อมูลก็ได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นเป็นลำดับ
การจัดการฐานข้อมูลจึงเป็นศาสตร์ที่มีการศึกษาเล่าเรียนกันในหลาย ๆ ระดับ
การจัดการฐานข้อมูลจะยึดหลักการที่สำคัญคือ
1) ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
การจัดเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม โดยกระจายอยู่ในหลาย ๆ แฟ้ม
มักจะพบปัญหาของการปรับแก้ไขข้อมูล เพราะต้องคอยปรับปรุงข้อมูลให้ครบทุกแฟ้ม
มิฉะนั้นจะพบกับปัญหาความซ้ำซ้อนของข้อมูล
ซึ่งทำให้การบริหารข้อมูลทำได้ยากข้อมูลจึงควรได้รับการออกแบบและเก็บอยู่ใน
ฐานข้อมูลที่ใดที่เดียว เพื่อลดความซ้ำซ้อน
ในการกำหนดรูปแบบข้อมูลจะต้องทำให้ข้อมูลทั้งฐานข้อมูลเป็นรูปเดียวกัน
เช่น การกำหนดข้อมูลชื่อ ให้ใช้ชื่อแล้วเว้นช่องว่างจึงเป็นนามสกุล
และมีตำแหน่งต่อท้ายแทนการขึ้นต้น เช่น พ.ท. สมชาย ดีใจ เก็บเป็น สมชาย ดีใจ พ.ท.
เป็นต้น เมื่อมีการกำหนดรูปแบบข้อมูลที่ชัดเจน
และถือปฏิบัติใช้ทั้งฐานข้อมูลก็จะลดปัญหาการจัดการฐานข้อมูลลงไปได้มาก
ทำให้ข้อมูลเป็นกลางและใช้ร่วมกันได้
นอกจากนี้ยังมีหลายสาเหตุที่อาจก่อให้เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลในฐานข้อมูล
ซึ่งจะต้องคำนึงถึงในการออกแบบฐานข้อมูล
ข้อมูล จะต้องใช้งานได้กับผู้ใช้หลาย ๆ ประเภท
หรือหลายแบบ เช่น ข้อมูลในฐานข้อมูลของจังหวัด จะต้องใช้ได้ทุกอำเภอ
ความ
ต้องการข้อมูลของแต่ละหน่วยงานอาจมีรายละเอียดที่ต่างกัน เช่น
แผนกขายต้องการชื่อที่อยู่ของลูกค้าเพื่อติดต่อส่งเสริมการขาย แผนกติดตามหนี้ต้องการได้รายละเอียดเกี่ยวกับประวัติหนี้ค้างของลูกค้า
การเรียกชื่อข้อมูล อาจจะเรียกแตกต่างกัน เช่น
ชื่อสินค้า อาจเรียกได้หลายอย่างในชื่อสินค้าเดียวกัน
2) กำหนดมาตรฐานข้อมูล
ในการสร้างฐานข้อมูลจะต้องให้ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นมาตรฐาน
มีการกำหนดรหัสที่เป็นมาตรฐาน มีการกำหนดคำหลัก (keyword) หรือค่าที่ใช้แทนข้อมูลอย่างเดียวกันเพื่อให้ได้ความหมายต่อการใช้งานที่ดี
3) มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล
ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล
จำเป็นต้องจัดแบ่งระดับความสำคัญของข้อมูลเพื่อกำหนดผู้ใช้ มีการควบคุมข้อมูล
เพื่อบ่งบอกว่าใครจะเป็นผู้แก้ไขหรือข้อมูลได้บ้าง
มีการบันทึกประวัติการแก้ไขข้อมูลเพื่อตรวจสอบ ข้อมูลที่จัดเก็บนั้นอาจมีความสำคัญ
ดังนั้นการแก้ไขหรือปรับปรุงข้อมูลโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์นั้นอาจทำให้ข้อมูล
เสียหายได้
4) มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ระบบจัดการฐานข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นระบบที่
ข้อมูลและฐานข้อมูลมีความเป็นอิสระจากโปรแกรม
ทำให้สามารถใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใด ๆ จัดการฐานข้อมูลได้
การออกแบบให้ข้อมูลเป็นอิสระนี้ทำให้ข้อมูลใช้ได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ทุก รูปแบบ
5) รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง แต่เดิมมีการเก็บข้อมูลแยกเป็นแฟ้มกระจัดกระจาย
จึงต้องเก็บข้อมูลด้วยเทป
แต่ในปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยสามารถรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันเป็นฐาน
ข้อมูลกลาง ทำให้ระบบการทำงานใช้ข้อมูลร่วมกันได้
การดำเนินงานฐานข้อมูลจะต้องมีการจัดการเตรียมฐานข้อมูลและบริหารข้อมูล
โดยจัดแบ่งแยก ปรับปรุงข้อมูล
และตรวจสอบความถูกต้องหน้าที่หลักของผู้บริหารฐานข้อมูล
จึงประกอบด้วยการจัดเก็บข้อมูล การติดต่อประสานงานกับแหล่งข้อมูลและที่มาของข้อมูล
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แบ่งกลุ่ม จัดลำดับ กำหนดรหัสข้อมูล สรุปผลทำรายงาน
คำนวณเก็บรักษาข้อมูลโดยต้องคำนึงถึงความปลอดภัยและเชื่อถือได้ของข้อมูล
การค้นหาข้อมูล การสำรวจข้อมูล และเผยแพร่แจกจ่ายข้อมูล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น